Le règlement européen sur la protection des données pose les règles applicables à la désignation, à la fonction et aux missions du délégué, sous peine de sanctions.
Sa désignation est obligatoire dans certains cas. Un délégué, interne ou externe, peut être désigné pour plusieurs organismes sous conditions.
Pour garantir l’effectivité de ses missions, le délégué :
- doit disposer de qualités professionnelles et de connaissances spécifiques,
- doit bénéficier de moyens matériels et organisationnels, des ressources et du positionnement lui permettant d’exercer ses missions.
La désignation d’un délégué est obligatoire pour :
- Les autorités ou les organismes publics,
- Les organismes dont les activités de base les amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle,
- Les organismes dont les activités de base les amènent à traiter à grande échelle des données dites « sensibles » ou relatives à des condamnations pénales et infractions.
En dehors des cas de désignation obligatoire, la désignation d’un délégué à la protection des données est encouragée par les membres du G29. Elle permet en effet de confier à un expert l’identification et la coordination des actions à mener en matière de protection des données personnelles.